اگر پیگیر اخبار سیستم و زندگی هوشمند باشید، حتما این سال‌ها از پدیده نوظهور محل کار هوشمند چیزهایی شنیده‌اید. اما واقعا این مفهوم چه معنایی دارد؟ چه چیزی از یک محل کار سیستم هوشمند می‌سازد و مزایای آن چیست؟ با یوکا همراه باشید.

تعریف محل کار هوشمند

محل کار هوشمند مکانی است که در آن از فناوری مدرن استفاده می‌شود تا به کارکنان در کارایی هوشمندتر، بهتر و سریع‌تر کمک کرده باشد. این سیستم هوشمند می‌تواند موانع پیشروی فرآیندها در محیط‌های کاریرا از بین ببرد و به بهبود بهره‌وری کمک کند.

با حذف کارهای غیر مهم و غیرضروری، فعالیت‌هایی که باعث اتلاف وقت و انرژی می‌شوند از میان برداشته می‌شوند. هوشمندسازی محل کار باعث می‌شوند تا کارکنان روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنند. به طور معمول، فضای کاری هوشمند شامل مجموعه‌ای از فناوری نوین است که برای دستیابی به کار بهینه‌تر، ارتباطات بهتر و بهره وری بالاتر در محیط اداری نصب می‌شوند.

تعریف محل کار هوشمند

تاریخچه محل کار هوشمند

می‌توان گذار از محل کار سنتی به محل کار دفتر هوشمند را در سه مرحله توضیح داد:

  • فاز ۱ (۱۹۹۶ تا ۲۰۰۶):در این فاز زمانی همه چیز شروع شد. کاربران در این سال‌ها با استفاده از لپ تاپ، تلفن همراه و اینترنت بهره‌وری در محیط کار را افزایش دادند و به این گجت‌ها اقبال گسترده‌ای نشان داده شد.
  • فاز ۲ (۲۰۰۶ تا ۲۰۱۶): نوآوری‌های فنی در این سالها پیچیده شد. تولید تلفن‌های هوشمند و سایر دستگاه‌های سریع به بازار منجر به اختراع برنامه‌ها، نرم افزارها و رایانش ابری شدند.
  • فاز ۳ (۲۰۱۷ تا به امروز): در این سالها محیط کار هوشمند به روند نبدیل شده است. شرکت‌ها امروزه درک بهتری از این مفهوم دارند و در حال ادغام سیستم‌های خودکار هستند تا دفاتر خود را بسیار کارآمد کنند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و همچنین یک محیط کار مناسب و کاملاً هوشمند ایجاد کنند.

تعریف محل کار هوشمند

سرمایه‌گذاری در فناوری‌های هوشمند به‌معنای سرمایه‌گذاری در راستای اهداف و ماموریت‌های سازمان است. ابزارهای مناسب بصری و ارتباطی باعث ساده‌سازی گردش کار و حذف کارهای غیر استراتژیک از لیست‌های انجام امور می‌شوند.

در این شرایط کارکنان وقت بیشتری برای تمرکز بر روی موارد مهم خواهند داشت و تمامی امور اداری با کارآیی، امنیت و راحتی بیشتر انجام می‌شوند. هوشمند سازی محیط کار همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در مورد فضاهایی که در اختیار کارکنان هستند، تصمیمات بهتری بگیرند.

در محل کار هوشمند داده‌های مربوط به فرآیندهای کاری به خوبی از طریق هوشمندسازی مدیریت می‌شوند و هنگام بازخوانی آنها می‌توان به ‌راحتی از طریق سیستم و نرم افزار استفاده کرد. فضای کار هوشمند دقیقاً به معنای سیستماتیک کردن هر چه بیشتر امور اداری است

تعیین اینکه کدام فناوری بیشترین تأثیر را برای محل کار ایجاد می‌کند، مهم است. کارکنان در سازمان چگونه باید با فناوری تعامل داشته باشند؟ اهداف سازمان برای بازگشت سرمایه، افزایش کارایی و ایجاد یک محیطی امن‌تر و راحت‌تر چیست؟

تعریف محل کار هوشمند

مزایای محل کار هوشمند

محیط کار هوشمند در مقام مقایسه با محل کار سنتی، تفاوت‌های بسیاری را آشکارمی‌کند. در محل کار دیجیتال، فرآیند انجام امور برای طیف گسترده‌ای از افراد آسان و پویا خواهد شد.

موارد زیر رایج‌ترین فواید محل کار هوشمند هستند:

۱. افزایش بهره وری

یکی از مهم‌ترین دلایل پیاده‌سازی سیستم هوشمند اداری، بهبود بهره‌وری سازمان است. این کار کاملاً ساده است. به عنوان مثال، با سهولت انجام کارهای مهمی مانند یافتن و رزرو جلسات، زمان و اتلاف وقت کمتری برای کار صرف می‌شود.

۲. بهبود همکاری

محل کار هوشمند باعث می‌شوند که کارکنان راحت‌تر با یکدیگر دیدار کنند و فضا را برای ارتباط بهتر آماده می‌کند. سازمانی که در آن همکاری تشویق می‌شود، به احتمال زیاد از خلاقیت و نبوغ نیروی کار خود در نهایت عملکرد استفاده خواهد کرد.

۳. امور کاری بهینه

اینکه یک محل کار باید چطور به‌نظر برسد یا چه کاربری داشته باشد، دو مفهوم کاملا متفاوت هستند. فضای کار هوشمند می‌تواند به مدیران کمک کند تا درک درستی از چالش‌های محیط کار و محبوبیت یا عدم محبوبیت نقاط مختلف آن داشته باشند. این داده‌ها می‌توانند تصمیمات را برای بهبود محیط کار تقویت کنند.

۴. بهبود رفاه کارکنان

در محیط کار هوشمند کارکنان وقت بیشتری برای تمرکز روی کارهای بزرگ‌تر و مهم‌تر خواهند داشت. این کار به معنای کار کردن زیاد و تلاش بی‌وقفه نیست بلکه انجام کار به شکلی هوشمندانه‌تر و با استرس کمتر است.

۵. گزارش سریع خرابی

محل کار هوشمند می‌تواند به طور اساسی زمان و تلاش برای گزارش تجهیزات خراب شده یا از دست رفته را کاهش دهند. گزارش آسان و بدون زحمت، منجر به عیب‌یابی سریع‌تری می‌شود، چیزی که هم سازمان و هم کارکنان از آن بهره مند خواهند شد.

فناوری‌های دفاتر هوشمند

روش‌های مختلفی برای هوشمند سازی دفتر کار وجود دارند. از نمایشگرهای اتاق جلسات و حسگرهای هوشمند گرفته تا سیستم فرمان صوتی و گفتگوی دیجیتالی بین کارکنان، دستگاه‌های هوشمند بسیار هستند که سازمان‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند.

مزایای محل کار هوشمند

راه‌حل سریع برای چالش‌های محل کار هوشمند

تغییر، چه بزرگ و چه کوچک، همیشه با چالش‌هایی روبرو است. انتقال به دفتر کار هوشمند، چالش‌هایی را به همراه دارد که غلبه بر اکثر آن‌ها آسان است. در ادامه چند نکته برایبرطرف کردن چالش‌های محیط کار هوشمند با شما مرور خواهد شد:

از قابلیت‌های موجود برای انتقال به یک محل کار هوشمند استفاده کنید

همانطور که قبلا هم به آن اشاره کردیم، ایجاد یک دفتر کار هوشمند می‌تواند برای کسب‌وکارها هزینه‌ای اضافی یا حتی گران باشد. اگر بودجه محدودی دارید، از قابلیت‌های موجود برای هوشمندسازی استفاده کنید.

این کار به شما کمک می‌کند تا قبل از به دست آوردن منابع مالی کافی برای رسیدن به هدف بلند مدت خود، هزینه را کاهش دهید. مثلا، می‌توانید یک برنامه ورود به تلفن را معرفی کنید. برای کنترل هزینه‌های خود و جلوگیری از ناراحتی کارکنان، به آرامی فناوری را به تجارت خود اضافه نمایید.

برای حفظ ایمنی شرکت خود، رفتار صحیح را کنترل کنید

فضای اداری هوشمند کارکنان را قادر می‌سازد تا از هر جای دیگر با استفاده از رایانش ابری کار کنند. افزایش اتصال، خطرات نقض حریم خصوصی را افزایش می‌دهد. به علاوه، هرچه اعضای تیم شما از دستگاه‌های بیشتری استفاده کنند، احتمال اینکه یکی از آن‌ها قربانی حمله سایبری شود بیشتر است.

بنابراین ضروری است که با کارکنان خود تماس بگیرید تا شرکت عملکرد و حرکات آن‌ها را در داخل ساختمان و خارج از آن کنترل کند تا از نقض حریم خصوصی جلوگیری شود. همچنین می‌توانید با معرفی فنآوری بلاکچین دسترسی به رسانه‌های اجتماعی از طریق ابزارهای اداری را محدود کنید.

نحوه ایجاد محل کار هوشمند

رویکردی مناسب برای ایجاد یک محیط کار هوشمند برای همه یکسان نیست زیرا این امر به بودجه، نیاز و میزان تمایل نیروی کار برای انطباق با تغییر فرهنگ و رفتار بستگی دارد. یکپارچه سازی کامل فنآوری می‌تواند گران و زمانبر باشد. برخی از راه‌هایی که بدون نیاز به تأثیر زیاد بر بودجه، می‌توانید هوشمندتر کردن محل کار خود را شروع کنید، عبارتند از:

  • سیستم‌های رزرو الکترونیکی اتاق برای بهبود مدیریت زمان و فضایابی
  • چراغ‌های فعال شده با سنسور برای کمک به حفظ انرژی
  • مبلمان الکترونیکی (به عنوان مثال میزهای قابل تنظیم در ارتفاع)، برای بهبود ارگونومی
  • قفل های دیجیتالی که فضاهای اداری را محدود به کاربران مجاز می‌کند.
  • علامت گذاری دیجیتال که می‌تواند برای مواردی مانند پیام رسانی نام تجاری، به اشتراک گذاری اطلاعات و راهیابی استفاده شود.
  • امکانات کنفرانس ویدیویی برای اتصال با افراد از راه دور

نحوه ایجاد محل کار هوشمند

آینده محل کار هوشمند

فضای کار هوشمند همیشه در حال پیشرفت است. با ظهور فناوری‌های جدیدی که برای سهولت، امنیت و راحتی زندگی ما طراحی شده‌اند، مدتی نمی‌گذرد که این ابزارها به تجهیزات عادی ادارات تبدیل می‌شوند.

آیا تا به حال تصور کرده‌اید که در یک محل کار بدون سیستم تهویه هوا یا ایمیل کار کنید؟ به زودی در مورد سیستم‌های اتاق کنفرانس هوشمند و دستگاه‌های قهوه ساز هوشمند نیز همین حرف را خواهیم زد. کارکنان در محیط اداری هوشمند سریع‌تر، دقیق‌تر و بهتر کار می‌کنند.

 محیط کار هوشمند به فناوری‌هایی مجهز هستند که به کارکنان کمک می‌کنند تا در محل کار بهترین عملکرد خود را داشته باشند. دفتر کار هوشمند مجموعه‌ای از مزایای ملموس را برای شما و کارکنانتان به همراه دارد. در مجموع، فنآوری هوشمند سازی فضای اداری، فضای اداری را لذت بخش‌تر، مدر‌ن‌تر، ایمن‌تر و کم مصرف‌تر می‌کند.

کلام آخر

درست است که محل کار هوشمند هزینه بردار است اما فواید آن می‌تواند هزینه‌ها را توجیه پذیر کند. پس بدون درنگ تا می‌توانید فضای اداری خود را سیستماتیک کنید تا امور به شکلی پویا و هوشمند انجام شوند.

شما می‌توانید برای دریافت مشاوره و خرید تجهیزات هوشمند امنیتی با مشاورین و کارشناسان ما در نوآوران هوشمند، نماینده رسمی قفل دیجیتال یوکا در ایران، تماس بگیرید. ما به شما کمک می‌کنیم که با بهترین کیفیت و قیمت، محیط کسب‌وکار و دفاتر اداری خود را به تجهیزات امنیتی هوشمند متصل کنید. علاوه‌براین محصولات ما شامل گارانتی دوساله و پشتیبانی فنی بی‌نظیری هستند که به شما اطمینان خاطر خواهند داد که هرگز تنها نمی‌مانید. با ما در ارتباط باشید.